Conservazione sostitutiva permette risparmi importanti in azienda

La conservazione sostitutiva, sotto forma di digitalizzazione dei documenti, fa risparmiare milioni ai comuni italiani. E’ questo il risultato di una recente ricerca di un istituto di Milano che ha calcolato i benefici guadagnati dalla data di introduzione della PEC (Posta Certificata) e della conservazione sostitutiva nella Pubblica Amministrazione.

La ricerca condotta ha portato alla luce dati davvero interessanti sotto il punto di visto economico, pare che l’uso di di documenti digitali permetta un risparmio di ben 1,35 milioni in un anno, tra costi vari e tempi logistici. Questo perché un documento digitalizzato permette al lavoratore di potersi concentrare su altre mansioni. Ma soprattutto si risparmia in modo drastico sui costi della carta, sulle cartucce delle stampanti, sui toner delle fotocopiatrici, e praticamente si annullano le spese postali che sono alla fine il costo più sentito nella gestione delle comunicazioni. Questo risparmio economico porta vantaggi anche a livello ecologico, perché appunto non provoca alcun impatto a livello di ambiente, tutto questo grazie alla conservazione sostitutiva.
L’utilizzo di documenti digitali rende il lavoro negli uffici, negli enti, nelle aziende in generale più efficiente e permette anche un risparmio di tempo nella manutenzione e gestione degli archivi rispetto ad un tradizionale archivio cartaceo.
E’ ovvio che l’introduzione di nuove tecnologie sarà per forza di cose graduale, è necessaria una nuova forma mentis ma anche un decente livello di cultura informatica, ma saranno sforzi di sicuro ripagati abbondantemente dai risparmi che ne deriveranno, ed è una condizione più che mai necessaria in questo periodo di crisi generale che affligge un po’ tutti.

Si possono portare alla conservazione sostitutiva praticamente tutti i tipi di documenti, rimangono dubbi solo su alcune tipologie su cui le autorità competenti non hanno ancora fornito chiarimenti al riguardo, a titolo di esempio le radiografie non è dato sapere se siano documenti smaterializzabili.

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